Case Study: 99 % der Rechnungen vollautomatisch geprüft

Die Ausgangslage: PDFs, Papier und verlorene Skonti

Unser Kunde betreibt mehrere Gastronomie-Standorte und erhält jeden Monat mehrere hundert Lieferantenrechnungen — Lebensmittel, Getränke, Wäscherei, Technik. Die Rechnungen kamen als PDF per E-Mail, als Papierbeleg mit der Lieferung oder als Foto aus dem WhatsApp-Chat eines Standortleiters. Geprüft wurde zentral in der Buchhaltung: jede Position von Hand gegen Bestellung und Preisvereinbarung.

Das Ergebnis war ein Dauerstau. Die Durchlaufzeit pro Rechnung lag im Schnitt bei zwei Tagen, in der Ferienzeit deutlich darüber. Skontofristen verstrichen ungenutzt, Lieferanten mahnten, und die Buchhaltung verbrachte ihre Wochen mit Abtippen und Abhaken statt mit den Fällen, die tatsächlich Aufmerksamkeit verdienten. Besonders bitter: Schleichende Preiserhöhungen einzelner Lieferanten fielen oft erst Monate später auf.

Die Lösung: ein Prüf-Workflow mit KI im Kern

Gebaut haben wir einen automatisierten Workflow auf Basis von n8n, der jede eingehende Rechnung durch eine feste Prüfstrecke schickt. Die KI übernimmt darin die Arbeit, die vorher Menschen erledigt haben: lesen, zuordnen, vergleichen. Der Ablauf in fünf Schritten:

• Eingang: Alle Rechnungen laufen in ein zentrales Postfach — PDFs direkt, Papierbelege als Scan vom Standort.
• Auslesen: Die KI extrahiert Lieferant, Positionen, Mengen, Preise und Zahlungsbedingungen — auch aus unsauberen Scans.
• Abgleich: Jede Position wird gegen Bestellungen und hinterlegte Preisvereinbarungen geprüft, Mengen gegen Lieferscheine.
• Entscheidung: Stimmt alles innerhalb definierter Toleranzen, wird die Rechnung automatisch zur Zahlung freigegeben.
• Eskalation: Abweichungen landen mit einer verständlichen Begründung („Position 3: Preis 8 % über Vereinbarung“) zur Entscheidung bei der Buchhaltung.

Die Ergebnisse nach acht Wochen

Nach acht Wochen Betrieb haben wir gemessen — nicht geschätzt. 99 Prozent der Rechnungen laufen vollautomatisch durch, ohne dass ein Mensch sie anfasst. Die Durchlaufzeit fiel von zwei Tagen auf 15 Minuten. Skonti werden seitdem nahezu vollständig gezogen, was die Workflow-Kosten allein bereits übertrifft.

„Wir haben niemanden ersetzt — wir haben aufgehört, Zeit mit Abtippen zu verbrennen.“

Genauso wichtig ist, was mit dem einen Prozent passiert: Die Buchhaltung sieht nur noch echte Abweichungen — und erkennt Preiserhöhungen jetzt bei der ersten betroffenen Rechnung statt im Quartalsrückblick. Aus einer Abtipp-Tätigkeit ist eine Kontrollfunktion geworden, die dem Unternehmen aktiv Geld spart. Kein Arbeitsplatz ist weggefallen; weggefallen ist die Arbeit, die niemand vermisst.

Was wir unterwegs gelernt haben

Erstens: Die Stammdaten sind der eigentliche Engpass. Die KI kann nur gegen Preisvereinbarungen prüfen, die irgendwo sauber hinterlegt sind — bei Projektstart existierte ein Teil davon nur in E-Mail-Verläufen. Die ersten zwei Wochen waren deshalb Datenarbeit, nicht KI-Arbeit. Das war unbequem, aber dieser Aufbau zahlt sich seitdem jeden Tag aus.

Zweitens: Vertrauen entsteht über Stufen. Wir haben mit einem Vier-Augen-Modus gestartet, in dem die KI nur Vorschläge machte und jede Freigabe beim Menschen lag. Erst als die Trefferquote über Wochen stabil war, wurde die automatische Freigabe schrittweise aktiviert — Warengruppe für Warengruppe. Drittens: Jede automatische Entscheidung wird protokolliert und ist nachvollziehbar. Das ist nicht nur für die Wirtschaftsprüfung wichtig, sondern auch dafür, dass die Buchhaltung dem System vertraut, statt es zu fürchten.

Was das für Ihr Unternehmen heißt

Das Muster hinter diesem Projekt ist universell: Ein strukturierter Dokumentenstrom trifft auf klare Prüfregeln und vorhandene Vergleichsdaten. Genau dieses Muster findet sich in fast jedem Unternehmen — bei Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Bestellungen, Reisekosten oder im Bewerbungseingang. Überall dort gilt: Was regelbasiert prüfbar ist, kann eine KI vollautomatisch vorprüfen; der Mensch entscheidet die Ausnahmen.

Wenn Sie wissen wollen, ob Ihr Rechnungseingang — oder ein anderer Dokumentenprozess — dieses Profil hat, lässt sich das in einem kurzen Gespräch klären: Volumen, Datenlage, Toleranzen. Daraus ergibt sich meist sehr schnell, ob aus zwei Tagen auch bei Ihnen 15 Minuten werden können.